5 conseils pratiques pour organiser un voyage scolaire

Les voyages scolaires demandent une organisation sans faille. Les élèves étant mineurs, un voyage scolaire représente une responsabilité pour les professeurs qui accompagnent leur classe, surtout si l’on franchit les frontières françaises.  Afin de mener à bien cette expérience, l’agence Desti-Nations a établi une liste de 5 conseils pour organiser un voyage scolaire.

L’anticipation

Organiser, c’est anticiper ! La majeure partie de l’organisation d’un voyage scolaire se fait en amont de celui-ci. Tout d’abord, la destination choisie se doit d’être cohérente par rapport aux programmes étudiés par les élèves. Elle est censée répondre à des problématiques pédagogiques abordées en cours. C’est cette cohérence qui permettra au projet d’être validé par l’établissement.

Il est recommandé de prévoir le voyage au moins six mois à l’avance pour bénéficier de tarifs intéressants, que ce soit pour les trajets, l’hébergement ou les visites. Pour une expérience optimale, il faut éviter les périodes de vacances, de fêtes ou les jours fériés. L’anticipation du voyage scolaire permettra également de faciliter la recherche de fonds. En effet, les parties prenantes auront plus de temps pour s’organiser et l’établissement pourra demander des subventions aux collectivités, à la Maison des Lycéens ou au Foyer Socio Éducatif.

La communication

Il est important de communiquer avec les parents d’élèves dès la validation du projet de voyage scolaire. Afin de les tenir informés, il faudra établir un compte-rendu à l’issue de chaque réunion préparatoire. Que ce soit pour le financement du voyage ou pour le programme, il est impératif d’envoyer des courriers aux familles. L’objectif : gagner la confiance des parents et montrer que le voyage est bien organisé !

De plus, cela permettra aux parents d’anticiper les besoins de leurs enfants et de les aider à organiser leur voyage. Durant le voyage, il faudra aussi garder contact avec les familles. Il est conseillé de rappeler aux élèves de contacter leurs parents. Le numéro des accompagnateurs sera transmis aux parents s’ils désirent les joindre.

La sécurité

La confiance des parents repose sur l’établissement scolaire, les accompagnateurs se doivent donc d’être vigilants, car tout accident peut être préjudiciable pour l’établissement, en plus du danger qu’il représente pour les élèves. Prévention, surveillance et accompagnement sont primordiaux durant les voyages scolaires. Pour ce faire, les accompagnateurs devront mettre en place un couvre-feu. Afin de s’assurer de la présence des élèves, il faudra imprimer des feuilles d’appel et cocher les présences à chaque déplacement du groupe. Afin que chaque groupe soit supervisé facilement, il est conseillé de prévoir un accompagnateur pour 10 élèves maximum.

Préparer ses documents

Il est impératif de posséder tous les documents nécessaires lors d’un voyage scolaire : carte d’identité, passeport, carte européenne d’assurance maladie, autorisation de sortie du territoire… Les organisateurs du voyage communiqueront la liste des documents obligatoires aux parents d’élèves avant le voyage. Si les élèves sont jeunes, les accompagnateurs peuvent être garants des leurs papiers d’identité. Ils collecteront les papiers d’identité avant le voyage et les rendront une fois de retour en France pour éviter la perte de documents importants.

Le retour en France fait partie intégrante du voyage 

Une fois le voyage scolaire terminé, les professeurs et accompagnateurs doivent exploiter les problématiques abordées durant le séjour. Un compte-rendu du voyage, des exposés ou des présentations orales peuvent être demandés aux élèves afin d’assoir leurs acquis. Enfin, il peut être intéressant d’organiser un débat ou une miniexposition pour que les autres classes puissent bénéficier de l’expérience de leurs camarades.

Cette expérience est aussi une occasion d’apprendre pour les accompagnateurs : il est recommandé de demander des retours aux parents d’élèves pour perfectionner le processus d’organisation et corriger les défaillances éventuelles de celle-ci.

Bon voyage !